So findest du das passende Seminarhaus für deinen Männer-Workshop

Du möchtest einen Workshop oder ein Seminar für Männer veranstalten? Du hast eine gute Idee, wie du den Workshop gestaltest und kennst bereits Männer, die teilnehmen?

Hervorragend!

Je mehr gut gemachte Workshops von Männern für Männer es gibt, umso besser!

In diesem Artikel gibt dir Fabian Edzard Schneider, Veranstalter verschiedener Workshop-Formate für Männer, einige praktische Tipps zur Wahl eines passenden Seminarhauses.

Passe das Seminarhaus deinem Workshop an – nicht andersherum!
Je besser du weißt, was du in deinem Workshop vorhast, desto klarer bist du in der Kommunikation mit den Seminarhäusern. Plane also zuerst deinen Workshop – zumindest in den Grundzügen. Du solltest eine genaue Vorstellung davon haben, was du machen möchtest!

Die folgenden Punkte sind bei der Planung eines Männer-Workshop beachtenswert:

• Wie soll das Setting sein? Bist du die gesamte Zeit in einem Seminarraum oder möchtest du auch Outdoor-Aktivitäten anbieten?
• Welche Raumgröße brauchst du? Die Größe wird leicht unterschätzt, z. B. wirkt ein Raum mit 40 m² sehr klein.
• Welche Materialien benötigst du? Brauchst du Soundanlage, Mikro, Beamer, Flipchart, Stühle, Kissen, Matten, Decken, Feuerholz oder ganz andere Dinge?
• Willst du laut werden? In meinen Workshops für Männer wird es immer laut – manchmal sehr laut. Wird das bei deinem Workshop auch so sein?
• Willst du alleine sein? Oder ist es okay, wenn gleichzeitig auch andere Gruppen in dem Seminarhaus sind?
• Welche Unterkunft möchtest du anbieten? Sollen alle in einem Gruppenraum schlafen oder bevorzugst du Einzelzimmer? Oder etwas anderes? Sollen Männer auch extern schlafen können? Das ist ein wichtiger Punkt, da die Seminarhäuser vor allem über die Übernachtungen ihr Einnahmen erzielen.
• Welche Verpflegung benötigst du?
• Und natürlich: Wo soll das Seminarhaus liegen? Bist du an eine bestimmte Region oder Stadt gebunden?

Wenn du diese Fragen für deinen Workshop beantwortest, hast du eine sehr gute Grundlage, um nach einem passenden Seminarhaus zu suchen! Recherchiere im Internet, frage Freunde, schaue, in welchen Locations ähnliche Anbieter ihre Workshops veranstalten.

Und – falls du ihn hast – verabschiede dich bei der Seminarhausrecherche von einem Perfektionsanspruch. Es gibt kein Seminarhaus, das speziell für deinen Workshop gebaut wurde. Finde aus den oben genannten Kriterien deine K.O.-Kriterien und deine „nice-to-have“-Kriterien und gehe mit diesen Kriterien auf die Seminarhaussuche. Du solltest dann schnell eine Auswahl von einigen Seminarhäusern haben, bei denen du deinen Workshop potentiell veranstalten kannst.

Beachte, dass die Kommunikation mit den Seminarhäusern langwierig sein kann. Die Bürozeiten sind oft eingeschränkt, manchmal sind die Häuser telefonisch nur schwer erreichbar und Emailantworten brauchen zuweilen einige Tage. Ich habe hier volles Verständnis für die Seminarhäuser, insbesondere für die kleineren. Sie haben einfach viel zu tun und oft wenig Unterstützung. Für dich als Veranstalter ist es jedoch wichtig, sich dessen bewusst zu sein.

Gehe deshalb mit Rücksicht auf deine Zeit und deine Nerven mit maximal drei Seminarhäusern in die nähere Verhandlung. Worauf es dabei ankommt, zeige ich dir in den nächsten Abschnitten.

Prognostiziere deine Teilnehmerzahlen – konservativ und realistisch!

Eine der ersten Fragen, die ein Seminarhaus stellt, wenn du dort nach Räumlichkeiten anfragst, ist, wie viele Teilnehmer du erwartest. Bei der Anzahl der Teilnehmer, die du dem Seminarhaus im Vorfeld nennst, begegnest du einem Dilemma:

Auf der einen Seite: Je mehr Teilnehmer du im Vorfeld nennst, desto interessanter bist du für die Seminarhäuser. Das ist logisch, da sie aus den Teilnehmern ihren Hauptgewinn generieren. Dies geschieht dadurch, dass die Teilnehmer deines Workshops die Leistungen des Seminarhauses – also insbesondere Übernachtung und Verpflegung – in Anspruch nehmen und dafür zahlen. Das bedeutet wiederrum, dass die Seminarhäuser im Vorfeld eher mit sich reden lassen, wenn du viele Teilnehmer angibst. Du erhältst dann bessere Konditionen als bei wenigen Teilnehmern.

Auf der anderen Seite: Je mehr Teilnehmer du im Vorfeld nennst, desto höher sind deine Kosten, wenn du diese Anzahl an Teilnehmern nicht erreichst. Auch das ist logisch. Die Seminarhäuser kalkulieren ihren Umsatz mit der Anzahl der Teilnehmer, die du ihnen nennst. In der Regel werden die Stornokosten – das sind die Kosten, die entstehen, wenn du deinen Workshop im Vorfeld absagst – prozentual von dem erwarteten Umsatz für das Seminarhaus ermittelt. Auch berechnen viele Seminarhäuser anteilige Stornokosten, wenn du bei deinem Workshop tatsächlich weniger als die im Vorfeld genannten Teilnehmer hast.

Es ist daher für die Verhandlungen mit den Seminarhäusern sehr wichtig, dass du eine möglichst realistische Vorstellung von der Größe deines Workshops hast. Übrigens ist die Teilnehmerzahl auch für deine eigene Kalkulation eine entscheidende Größe. Prognosen sind schwierig, insbesondere, wenn du noch wenig Erfahrungswerte hast. Mein Rat an dieser Stelle ist: Prognostiziere zurückhaltend. Oft überschätzen neue Seminaranbieter die Anzahl der Männer, die dann tatsächlich auch teilnehmen. Das führt im Nachhinein zu unerwarteten Kosten und/oder zu unangenehmen Diskussionen mit den Seminarhäusern.

Die wichtigsten Vertragsbedingungen
Hier sind die wichtigsten Vertragsbedingungen für deine Veranstaltung. Über diese Bedingungen solltest du in jeden Fall informiert sein!

Preis für den Seminarraum inklusive deiner Materialanforderungen: Was kostet dich der Seminarraum inklusive aller Materialien, die du benötigst, pro Tag? Die Preise sind hier sehr unterschiedlich und reichen von 50 Euro bis zu 300 Euro pro Tag. Oft bieten die Seminarhäuser ab einer gewissen Zahl an Teilnehmern den Seminarraum umsonst an. Mache dir klar, dass der Umsatz für die Seminarhäuser vor allem über die Übernachtungen erzielt wird. Du kannst hier also ggf. ein wenig handeln, insbesondere, wenn du viele Teilnehmer erwartest. Es ist ggf. auch möglich, die Kosten für den Seminarraum in Absprache mit Seminarhaus auf die Übernachtungspreise der Teilnehmer umzulegen. Ob du diese Option wahrnimmst, ist eine Frage deiner Preiskalkulation.

Preise für Übernachtung und Verpflegung: Diese Kosten tragen deine Teilnehmer. An dieser Stelle zu handeln, macht für dich also nur dann Sinn, wenn du die Kosten deiner Teilnehmer reduzieren möchtest. Ein für dich wichtiger Punkt ist, ob du selbst für deine eigene Übernachtung und Verpflegung zahlen musst. Viele Seminarhäuser gewähren hier freie Übernachtung und/oder Verpflegung. Die Anzahl an freien Übernachtungen und freier Verpflegung für dich und dein Team steigt in der Regel mit der Anzahl an Teilnehmern.

Stornobedingungen. Fällt die Veranstaltung aus oder hast du weniger Teilnehmer als vorher angegeben, musst du normalerweise Stornogebühren bezahlen. Diese steigen meist – wie oben beschrieben – mit der Anzahl deiner Teilnehmer, die du im Vorfeld angibst. Die Stornogebühren sind außerdem an den Faktor Zeit gekoppelt. Je später du absagst, desto mehr musst du zahlen. Das ist aus Sicht der Seminarhäuser verständlich, da sie bei einer frühen Absage ggf. noch einen anderen Mieter für ihre Räumlichkeiten finden können. Für dich sind die Stornogebühren– neben den Kosten für das Marketing – dein kaufmännisches Risiko. Passe hier also gut auf und mache dir klar, was an Kosten auf dich zukommt.

 Mein wichtigster Rat in Bezug auf die Vertragsbedingungen ist Klarheit. Mache dir 100 % klar, welche Kosten dir entstehen und welche Kosten deine Teilnehmer tragen. Frage nach, wenn du etwas nicht verstanden hast. Je klarer du hier bist, desto weniger kann es zu unangenehmen Überraschungen kommen.

Fazit: Ein bisschen Risiko darf sein!

Wenn du diesen Artikel gelesen hast, hast du wahrscheinlich selbst Interesse daran, einen Workshop für Männer anzubieten. Mein Rat: Mach es! Die Welt braucht mehr gute Männerworkshops und mehr wache Männer. Schätze aber dein finanzielles Risiko gut ein.

Das heißeste Eisen sind dabei die Stornogebühren. Du solltest diese im Falle des Falles tragen können, ohne dass du danach Probleme hast, deinen nächsten Lebensmitteleinkauf zu bezahlen. Wenn das der Fall ist, geh dafür. Ein bisschen Risiko darf sein.

Wenn du Fragen hast oder Unterstützung benötigst, melde dich gerne bei mir!

Herzlich, dein Fabian